Albert de la Riva es el fundador de Meetaitech, donde ayudan a las empresas que tienen un problema de «meeting-itis» a transformar radicalmente la efectividad de sus reuniones.
En Meetaitech analizan tu situación, capacitan a tu fuerza laboral y brindan tecnología para convertir las reuniones de tu empresa en actividades que realmente agreguen valor. Trabajan con ejecutivos preocupados por el desempeño de las reuniones en sus empresas.
Hay un problema en las reuniones sistémico, a pesar de que se pueden mejorar de manera clara. ¿cómo?
Hay que ser persistente y aplicar tecnología.
Reunirse es necesario. Los modelos de gestión actuales son más planos, y la interacción entre departamentos son más necesarios que nunca. Albert nos comenta que hay como un 15% del tiempo invertido en reuniones. Mejorar la productividad este hecho es interesante.
El principal problema es no definir claramente el objeto de la reunión. Preferimos pecar en no molestar a alguien por si se ofende, y convocamos de más. Y al mismo tiempo, cuando te invitan te sientes obligado a aceptar las reuniones, y se llenan nuestros calendarios.
Las best practices: prepara bien la reunión! Obvio. ¡¡¡Pero es necesario!!!!!
Si lo haces bien, se mejora mucho. En la entrevista podréis ver más tips, que seguro os ayudan a mejorar.
¿Cómo transformar radicalmente la efectividad de las reuniones en tu oficina?
Conseguir que todo el mundo en una empresa prepare de forma sistemática las reuniones, es realmente complicado, pero Albert De la Riva asegura que con formación, cambio de cultura y tecnología para sistematizar el proceso de preparación, se pueden llegar a realizar reuniones efectivas.
¿Qué es Meetaitech?
Meetaitech nace por la necesidad de organización de las reuniones que detectó De la Riva, en muchas de las empresas que trabajó como consultor de estrategia durante más de 12 años. El equipo que conforma la empresa, pudo notar que las corporaciones se limitan a hacer formación en reuniones, y al cabo de dos o tres semanas, la gente se olvida de esta, y vuelven a las malas prácticas anteriores.
Entonces, en este sentido, quisieron dar solución a este problema, basándose en esas mejores prácticas que existen, para llevar a cabo las reuniones de trabajo, pero después utilizar la tecnología para conseguir que esta organización, permanezca en el tiempo.
Según De la Riva, el tema de las reuniones tiene un elemento cultural, súper importante, que requiere una persistencia y sistematización, por lo que con la tecnología que ofrecen, quieren ayudar a las empresas a hacer este cambio cultural, hacia una organización de alto rendimiento.
Exceso de reuniones generadas por la pandemia
El especialista considera que el hecho de hacer reuniones, no es malo, ya que, los modelos de gestión actuales, son mucho más planos, no son tan piramidales, y existe la necesidad, de que los diferentes departamentos de una empresa, colaboren entre ellos.
El posible problema se puede presentar, cuando las reuniones no sirven para nada, o no son eficientes, porque se pierde tiempo, más o menos el 15% del tiempo total de una organización se dedica a reuniones. Este porcentaje corresponde a la media, también están los directivos que pueden llegar ocupar hasta 80 % de su tiempo, a reuniones, lo que implica un coste mayor, por la naturaleza del perfil profesional.
Si se viera el coste de las reuniones, como una línea independiente de la cuenta de resultados, sería una de las líneas principales que tiene una empresa, es decir, realmente el 15% de su coste salarial, son muy altos.
¿Cuáles son los principales problemas de las reuniones?
El principal problema es que realmente se convocan reuniones para todos, según el criterio del entrevistado, las personas “somos animales sociales” por lo que al dudar si se molesta, o no, a otros, se peca en intentar no molestar a esta persona, y esto se traduce al organizar una reunión, y convocar gente, a invitar a tres personas adicionales, para evitar que se sientan excluidas.
Asimismo, se da el caso de las personas que han sido convocadas sin necesidad de que tengan que asistir, que al recibir la invitación, se sienten obligadas a aceptarla. Entonces, entre unos, y otros, por este elemento de querer quedar bien, existe la tendencia a llenar los calendarios de reuniones, hasta el límite.
Consejos para hacer una reunión bien hecha
Para preparar una reunión hay que tener una agenda bien definida, con responsables por cada uno de los puntos finales, dedicar tiempo a organizar las reuniones de forma efectiva, lo que después va a funcionar mucho mejor. Evitar las improvisaciones y, definir bien el tema, para poder avanzar.
Por otro lado, no se deben monopolizar las conversaciones, los directivos deben permitir, que todos los participantes en la reunión expresen sus ideas. La razón de las reuniones es para conseguir tener el input del máximo número de personas, para lo que hay que aprovechar estos escenarios de estas reuniones para conseguirlo.
Finalmente, está la parte de seguimiento de las reuniones, aunque algunas eran mejores, y otras, eran peor, también es interesante tener feedback sobre estos encuentros, para que después, sistemáticamente, se puedan ir mejorándolas, e ir eliminando aquellas que no funcionan.
¿Puedes darnos alguna pista por dónde tirar?
En Meetaitech inician con cualquier cliente con un proceso de tres etapas:
El primero es el diagnóstico, hay que hacer un primer ejercicio de entender el punto de partida donde está cada empresa, es importante en término de número de reuniones, pero además hay que considerar lo cualitativo, que tipo de problemas tienen esas reuniones y evaluar las que hacen en cada uno de los departamentos.
Por otro lado, está el cambio cultural, el cual está asociado a que la gente sepa exactamente lo que tiene que hacer, porque aunque parece muy obvio, hay personas que no lo saben. Por esto es preciso hacer una pequeña formación para que la gente entienda el problema, y realmente sepa cómo hacer una reunión bien.
Luego de esa formación, se hace la sistemática para aplicar la tecnología, entonces, es cuando estas mejores prácticas, que se han identificado en la formación, y que son conscientes de que se tienen que hacer, les das las herramientas, para que en cada una de las reuniones puedan utilizarlas.
¿Tienes alguna referencia de las mejores empresas en este sentido?
Para Albert, las grandes empresas tecnológicas de Estados Unidos, en algunos aspectos son un buen ejemplo, siempre se pueden sacar cosas interesantes de ellas. Un ejemplo que mencionó fue la empresa Amazon, la cual tiene una metodología para la preparación de la reunión que se basa en un documento escrito, que cada participante debe leer al inicio de la reunión, para asegurarse que realmente, todo el mundo está en la misma página, tienen unos memorándos hechos para cada uno.
¿Cómo utilizas la tecnología?
La tecnología de Meetaitech lo que permite es mirar en el calendario para verificar que las reuniones que se tienen a futuro, están preparadas, el organizador debe tener un objetivo claro, y unos puntos de la agenda bien definidos. Esto que parece tan fácil, a veces no lo es tanto, porque en ocasiones no se tiene no se tiene definido cuál es el objetivo real y que resultado se quiere alcanzar con la reunión.
Para eso, se brindan las herramientas a los trabajadores, para que tengan claro en las reuniones, los objetivos propuestos, temas que se van a tratar, puntos de la agenda y sus responsables. Después, durante la ejecución de la reunión, se tiene un asistente, que al final es un controlador de tiempos, para crear conciencia del tiempo que se está dedicando a cada uno de los temas.
