En el mundo de los eventos MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions), la tecnología ha pasado de ser una herramienta complementaria a convertirse en un factor esencial para mejorar la interacción y el engagement entre los asistentes. En la más reciente entrevista del programa Tinku Corporate Travel & Events, Jonathan Ysaÿe, consultor en tecnología digital para MICE en Techformice, compartió su visión sobre cómo la tecnología está revolucionando los eventos y cambiando la forma en que las personas se conectan.
El cambio en la forma de conectar a través de la tecnología
Jonathan Ysaÿe comenzó su trayectoria en 2011, en una época en la que la tecnología aplicada a los eventos era muy diferente a la de hoy. En ese entonces, los asistentes recibían tablets y se creaban redes WiFi locales para garantizar la conectividad. Hoy, sin embargo, las personas traen sus propios dispositivos y cuentan con acceso a internet de alta velocidad, lo que ha facilitado la integración de la tecnología en los eventos.
Este cambio ha permitido que, con aplicaciones móviles, los organizadores de eventos puedan ofrecer a los asistentes un acceso más ágil y directo a toda la información necesaria. Desde el registro previo al evento hasta la interacción en tiempo real con ponentes y otros participantes, las herramientas tecnológicas han simplificado y enriquecido la experiencia del usuario. La clave, según Ysaÿe, es que la tecnología ha roto muchas de las barreras que existían para que los asistentes puedan interactuar de manera más efectiva.
Los desafíos de integrar la tecnología en los eventos
Uno de los grandes desafíos que enfrentan los organizadores de eventos es decidir cuándo y cómo utilizar la tecnología. No siempre es necesario implementar herramientas tecnológicas, y en algunos casos, podría incluso distraer a los asistentes. Ysaÿe mencionó que, en algunas ocasiones, ha recomendado a sus clientes no incluir ciertas tecnologías en sus eventos, ya que estas no aportarían valor a la experiencia general.
El consultor también señaló que muchos eventos todavía utilizan sistemas tecnológicos tradicionales, como dispositivos de votación anónima, cuando la privacidad es una prioridad, como en juntas de accionistas. Sin embargo, la mayoría de las veces, la tecnología móvil ha reemplazado estas soluciones, ya que ofrece más flexibilidad y es mucho más accesible para los asistentes.
Un aspecto clave es integrar diferentes herramientas para cumplir con los distintos objetivos del evento. Ysaÿe explicó que muchas veces se pueden combinar soluciones tecnológicas para optimizar la experiencia del usuario sin perder de vista el propósito central del evento.
La tecnología como facilitadora de conversaciones significativas
Una de las mayores ventajas de la tecnología en los eventos es su capacidad para permitir que todos los asistentes, incluidos aquellos que no se sienten cómodos hablando en público, participen activamente. Ysaÿe destacó que herramientas simples como los chats o los sistemas de votación permiten que los participantes expresen sus opiniones sin la presión de hacerlo en persona. Estas herramientas son particularmente útiles para aquellos que son más tímidos o introvertidos, ya que democratizan las interacciones y dan espacio a voces que, de otro modo, podrían quedar en silencio.
Además, la tecnología también ha mejorado las dinámicas de networking. Ysaÿe mencionó cómo herramientas como Mixme permiten que los asistentes participen en actividades de networking estructuradas, en las que todos tienen el mismo tiempo para hablar. Esto garantiza que incluso los más reservados puedan participar activamente en las conversaciones y contribuir a generar conexiones valiosas.
Mixme: la disrupción en el networking de los eventos
Uno de los proyectos más innovadores de los que habló Ysaÿe durante la entrevista fue Mixme, una solución que busca transformar la forma en que se realiza el networking en los eventos presenciales. A diferencia de las interacciones más informales que ocurren en los cócteles, Mixme estructura el tiempo de cada participante para que todos tengan la oportunidad de hablar. Esta herramienta ayuda a romper el hielo y fomenta interacciones significativas entre los asistentes.
Mixme organiza grupos de discusión en los que cada persona tiene un tiempo limitado para expresar sus ideas y participar en conversaciones sobre temas previamente definidos. Esta estructura ayuda a que las personas se sientan más cómodas al interactuar, y puede convertir lo que de otra manera sería una conversación superficial en una oportunidad real para establecer conexiones más profundas y productivas.
Ejemplo de éxito: cómo la tecnología transforma un evento
Ysaÿe compartió un ejemplo concreto de cómo la tecnología ha mejorado significativamente un evento reciente en el que participó. Se trataba de una convención para una empresa farmacéutica que reunió a más de 300 empleados. El objetivo era generar un ambiente de colaboración y aprendizaje, y la tecnología desempeñó un papel crucial para lograrlo.
Durante el evento, se utilizaron herramientas tecnológicas para dinamizar las actividades de networking y Team Building. Los asistentes participaron en actividades interactivas que les permitieron romper el hielo y compartir sus mejores conclusiones de los talleres en tiempo real. La tecnología no solo facilitó la interacción, sino que también ayudó a capturar las ideas y aprendizajes clave de los asistentes, mejorando la experiencia general del evento.
Este tipo de soluciones, explicó Ysaÿe, permite a los organizadores de eventos ofrecer experiencias más ricas y colaborativas, en las que los participantes no solo escuchan, sino que también contribuyen activamente.
El futuro de la tecnología en los eventos
Cuando se le preguntó sobre el futuro de la tecnología en los eventos, Ysaÿe se mostró pragmático. Si bien herramientas como la inteligencia artificial tienen un gran potencial para mejorar ciertos aspectos de los eventos, como la traducción simultánea en múltiples idiomas, la tecnología no reemplazará la necesidad de interacciones humanas genuinas en los eventos presenciales.
El consultor también mencionó que, aunque el metaverso y los entornos virtuales 3D tienen aplicaciones en ciertos tipos de eventos, como congresos internacionales con participantes en diferentes continentes, el enfoque principal sigue siendo el evento presencial. La gente quiere verse cara a cara, y la tecnología debe utilizarse para mejorar, no reemplazar, estas interacciones.
En lugar de enfocarse en buscar constantemente la próxima tendencia tecnológica, Ysaÿe aboga por sacar el máximo provecho de las herramientas ya disponibles para crear experiencias más integradas y efectivas. La clave, según él, está en encontrar el equilibrio entre lo digital y lo humano, utilizando la tecnología para fortalecer las conexiones personales.
